AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD HIPAA

ESTE AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LE ROGAMOS QUE LO REVISE DETENIDAMENTE.

Esta Notificación de Prácticas de Privacidad (la "Notificación") describe las obligaciones legales de Western Growers Assurance Trust que opera como Western Growers Health (el "Plan") y sus derechos legales con respecto a su información médica protegida en poder del Plan conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) y la Ley de Tecnología de la Información Médica para la Salud Económica y Clínica (Ley HITECH). Entre otras cosas, esta Notificación describe cómo se pueden utilizar o divulgar sus datos sanitarios protegidos para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones de atención sanitaria, o para cualquier otro fin permitido o exigido por la ley. De conformidad con la HIPAA, estamos obligados a proporcionarle este Aviso de prácticas de privacidad.

La regla de privacidad de la HIPAA sólo protege cierta información médica conocida como "información sanitaria protegida". En general, la información sanitaria protegida es la información sanitaria, incluida la información demográfica, obtenida de usted o creada o recibida por un proveedor de servicios sanitarios, un centro de intercambio de información sanitaria, un plan de salud o su empleador en nombre de un plan de salud colectivo, a partir de la cual es posible identificarle individualmente y que está relacionada con:

  1. su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro;
  2. la prestación de asistencia sanitaria a usted; o
  3. el pago pasado, presente o futuro por la prestación de asistencia sanitaria a usted.

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso o sobre nuestras prácticas de privacidad, póngase en contacto con Jon Alexander, Consejero General (949) 885-2330.

 Fecha de entrada en vigor

El presente aviso entra en vigor el 10 de diciembre de 2014.

 Nuestras responsabilidades

La ley nos obliga a hacerlo:

  • mantener la privacidad de su información sanitaria protegida;
  • le proporcionan ciertos derechos con respecto a su información médica protegida;
  • proporcionarle una copia de este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica protegida; y
  • seguir los términos del Aviso que está actualmente en vigor.

Nos reservamos el derecho a modificar los términos de este Aviso y a establecer nuevas disposiciones relativas a los datos sanitarios protegidos que conservamos, según lo permita o exija la ley. Si realizamos algún cambio sustancial en este Aviso, le proporcionaremos una copia de nuestro Aviso de prácticas de privacidad revisado mediante la publicación de un enlace especial en nuestro sitio web que incluya la fecha revisada y, posteriormente, lo enviaremos por correo a su última dirección conocida como parte de nuestro informe anual resumido.

Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica protegida

Según la ley, podemos utilizar o divulgar su información médica protegida en determinadas circunstancias sin su permiso. Las siguientes categorías describen las diferentes formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos lo que queremos decir y presentaremos algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en las que se nos permite utilizar y divulgar la información estarán incluidas en una de las categorías.

Para tratamiento. Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida para facilitar el tratamiento o los servicios médicos por parte de los proveedores. Podemos revelar información médica sobre usted a proveedores, incluidos médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina u otro personal hospitalario que participe en su atención.

Para Pago. Podemos utilizar o divulgar su información protegida de salud para determinar su elegibilidad para los beneficios del Plan, para facilitar el pago por el tratamiento y los servicios que usted recibe de los proveedores de atención médica, para determinar la responsabilidad de los beneficios bajo el Plan o para coordinar la cobertura del Plan. Por ejemplo, podemos informar a su proveedor de atención médica sobre su historial médico para determinar si un tratamiento en particular es experimental, de investigación o médicamente necesario, o para determinar si el Plan cubrirá el tratamiento. También podemos compartir su información médica protegida con un proveedor de servicios de revisión de utilización o precertificación. Asimismo, podemos compartir su información médica protegida con otra entidad para ayudar con la adjudicación o subrogación de reclamaciones de salud o a otro plan de salud para coordinar los pagos de beneficios.

Para operaciones de atención médica. Podremos utilizar y divulgar su información médica protegida para otras operaciones del Plan. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento del Plan. Por ejemplo, podemos utilizar la información médica en relación con la realización de actividades de evaluación y mejora de la calidad; suscripción, tarificación de primas y otras actividades relacionadas con la cobertura del Plan; presentación de reclamaciones para la cobertura stop-loss (o excess-loss); realización u organización de programas de revisión médica, servicios jurídicos, servicios de auditoría y detección de fraudes y abusos; planificación y desarrollo empresarial, como la gestión de costes; y gestión empresarial y actividades administrativas generales del Plan. Sin embargo, no utilizaremos sus datos genéticos con fines de suscripción.

Alternativas de tratamiento o prestaciones y servicios relacionados con la salud. Podemos utilizar y divulgar sus datos sanitarios protegidos para enviarle información sobre alternativas de tratamiento u otras prestaciones y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

A asociados comerciales. Podemos contratar a personas o entidades conocidas como Asociados comerciales para que realicen diversas funciones en nuestro nombre o presten determinados tipos de servicios. Para desempeñar estas funciones o prestar estos servicios, los Asociados Comerciales recibirán, crearán, mantendrán, transmitirán, utilizarán y/o divulgarán sus datos sanitarios protegidos, pero sólo después de que acuerden por escrito con nosotros aplicar las salvaguardias adecuadas en relación con sus datos sanitarios protegidos. Por ejemplo, podemos divulgar su información de salud protegida a un Asociado Comercial para procesar sus reclamos de beneficios del Plan o para proporcionar servicios de apoyo, como administración de utilización, administración de beneficios de farmacia o subrogación, pero sólo después de que el Asociado Comercial celebre un contrato de Asociado Comercial con nosotros.

Por imperativo legal. Divulgaremos sus datos sanitarios protegidos cuando así lo exijan las leyes federales, estatales o locales. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida cuando así lo exijan las leyes de seguridad nacional o las leyes de divulgación de salud pública.

Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad. Podremos utilizar y divulgar sus datos sanitarios protegidos cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad, o para la salud y seguridad del público o de otra persona. No obstante, la divulgación sólo se hará a quien pueda ayudar a prevenir la amenaza. Por ejemplo, podemos divulgar sus datos sanitarios protegidos en un procedimiento relativo a la autorización de un médico.

A los patrocinadores del plan. Con el fin de administrar el plan, podemos revelar a determinados empleados de la empresa información sanitaria protegida. Sin embargo, esos empleados sólo utilizarán o divulgarán esa información según sea necesario para desempeñar las funciones de administración del plan o según lo exija la ley HIPAA, a menos que usted haya autorizado otras divulgaciones. Sus datos de salud protegidos no pueden utilizarse para fines laborales sin su autorización específica.

Situaciones especiales

Además de lo anterior, las siguientes categorías describen otras posibles formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida sin su autorización específica. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir y presentaremos algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en las que se nos permite utilizar y divulgar la información estarán incluidas en una de las categorías.

Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podremos divulgar sus datos sanitarios protegidos después de su fallecimiento a organizaciones que se ocupan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

Militares. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica protegida según lo requieran las autoridades de mando militar. También podemos divulgar información médica protegida sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.

Indemnización laboral. Podremos divulgar sus datos sanitarios protegidos para programas de compensación de trabajadores o similares, pero sólo en la medida en que lo autoricen las leyes relativas a la compensación de trabajadores y programas similares que proporcionan prestaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, y en la medida en que sea necesario para cumplir dichas leyes.

Riesgos para la salud pública. Podemos divulgar sus datos sanitarios protegidos para actividades de salud pública. Estas actividades suelen incluir las siguientes:

  • para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
  • para informar de los nacimientos y las defunciones;
  • para denunciar los malos tratos o el abandono de los niños;
  • para informar de reacciones a los medicamentos o problemas con los productos;
  • para notificar a los ciudadanos la retirada de productos que puedan estar utilizando;
  • notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
  • notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo, o cuando lo exija o autorice la ley.

Actividades de supervisión sanitaria. Podremos revelar sus datos sanitarios protegidos a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema sanitario, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Demandas y litigios. Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su información médica protegida en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información médica protegida en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por alguien involucrado en una disputa legal, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden judicial o administrativa que proteja la información solicitada.

Cumplimiento de la ley. Podremos divulgar sus datos sanitarios protegidos si así nos lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley.

  • en respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, citación o proceso similar;
  • para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
  • sobre la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de la víctima;
  • sobre una muerte que creemos que puede ser resultado de una conducta delictiva; y
  • sobre la conducta delictiva.

Médicos forenses y directores de funerarias. Podemos revelar información sanitaria protegida a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos revelar información médica sobre pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para el desempeño de sus funciones.

Seguridad nacional y actividades de inteligencia. Podemos divulgar su información médica protegida a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Reclusos. Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos divulgar su información médica protegida a la institución correccional o al funcionario encargado de hacer cumplir la ley si es necesario (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

Investigación. Podemos revelar su información médica protegida a investigadores cuando:

  1. se han eliminado los identificadores individuales; o
  2. cuando una junta de revisión institucional o de privacidad haya revisado la propuesta de investigación y haya establecido protocolos para garantizar la privacidad de la información solicitada, y apruebe la investigación.

Divulgación obligatoria

A continuación se describen las divulgaciones de su información médica protegida que estamos obligados a realizar.

Auditorías gubernamentales. Estamos obligados a revelar sus datos sanitarios protegidos a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos cuando la Secretaría esté investigando o determinando nuestro cumplimiento de la norma de privacidad HIPAA.

Divulgación de información. Cuando usted lo solicite, estamos obligados a revelarle la parte de sus datos sanitarios protegidos que contenga historias clínicas, registros de facturación y cualquier otro registro utilizado para tomar decisiones sobre sus prestaciones sanitarias. También estamos obligados, cuando nos lo solicite, a proporcionarle un informe de la mayoría de las divulgaciones de sus datos sanitarios protegidos si la divulgación se realizó por motivos distintos a los de pago, tratamiento u operaciones de atención sanitaria, y si los datos sanitarios protegidos no se divulgaron en virtud de su autorización individual.

Otras divulgaciones

Representantes personales. Divulgaremos sus datos sanitarios protegidos a las personas autorizadas por usted, o a una persona designada como su representante personal, apoderado, etc., siempre que usted nos proporcione una notificación/autorización por escrito y cualquier documento acreditativo (por ejemplo, un poder notarial). Nota: De acuerdo con la norma de privacidad de la HIPAA, no estamos obligados a revelar información a un representante personal si tenemos una creencia razonable de que:

  1. ha sido, o puede ser, objeto de violencia doméstica, abuso o negligencia por parte de dicha persona; o
  2. tratar a dicha persona como su representante personal podría ponerle en peligro; y
  3. en el ejercicio de su criterio profesional, no le conviene tratar a la persona como su representante personal.

Tras su fallecimiento, podremos revelar sus datos sanitarios protegidos a un familiar (u otro pariente o amigo cercano) que haya participado en su atención médica o en el pago de su atención médica antes de su fallecimiento, en la medida en que los datos sanitarios protegidos sean relevantes para la participación de dicha persona, a menos que dicha revelación sea incompatible con su preferencia expresada previamente y conocida por nosotros.

Cónyuges y otros familiares. Salvo excepciones limitadas, enviaremos toda la correspondencia al empleado. Esto incluye el correo relacionado con el cónyuge del empleado y otros familiares cubiertos por el Plan, e incluye el correo con información sobre el uso de las prestaciones del Plan por parte del cónyuge del empleado y otros familiares e información sobre la denegación de cualquier prestación del Plan al cónyuge del empleado y otros familiares. Si una persona cubierta por el Plan ha solicitado restricciones o comunicaciones confidenciales (véase más abajo el apartado "Sus derechos"), y si hemos accedido a la solicitud, enviaremos el correo según lo dispuesto en la solicitud de restricciones o comunicaciones confidenciales.

Autorizaciones. Otros usos o divulgaciones de su información médica protegida no descritos anteriormente sólo se harán con su autorización por escrito. Por ejemplo, en general y con sujeción a condiciones específicas, no utilizaremos ni divulgaremos sus notas psiquiátricas; no utilizaremos ni divulgaremos sus datos sanitarios protegidos para fines de marketing; y no venderemos sus datos sanitarios protegidos, a menos que usted nos lo autorice por escrito. Usted puede revocar las autorizaciones por escrito en cualquier momento, siempre que la revocación se haga por escrito. Una vez que recibamos su revocación por escrito, sólo será efectiva para futuros usos y divulgaciones. No será efectiva para ninguna información que pueda haber sido utilizada o divulgada en virtud de la autorización escrita y antes de recibir su revocación por escrito.

Sus derechos

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica protegida:

Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar cierta información protegida de salud que puede ser utilizada para tomar decisiones sobre sus beneficios del Plan. Si la información que usted solicita se mantiene electrónicamente, y usted solicita una copia electrónica, le proporcionaremos una copia en la forma y formato electrónicos que usted solicite, si la información se puede producir fácilmente en esa forma y formato; si la información no se puede producir fácilmente en esa forma y formato, trabajaremos con usted para llegar a un acuerdo sobre la forma y el formato. Si no podemos llegar a un acuerdo sobre la forma y el formato electrónicos, le proporcionaremos una copia en papel.

Para inspeccionar y copiar su información médica protegida, debe presentar su solicitud por escrito a

Western Growers Health
Attn: Jon Alexander, Consejero General
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618

Si solicita una copia de la información, podemos cobrarle una tarifa razonable por los costes de las copias, el envío por correo u otros suministros relacionados con su solicitud. Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en determinadas circunstancias muy limitadas. Si se le deniega el acceso a su información médica, puede solicitar que se revise la denegación presentando una solicitud por escrito a

Western Growers Health
Attn: Appeals Department
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618

Derecho de rectificación. Si cree que la información médica protegida que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una enmienda mientras la información sea conservada por o para el Plan.

Para solicitar una modificación, debe hacerlo por escrito y enviarlo a

Western Growers Health

Attn: Jon Alexander, Consejero General
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618
(949) 885-2330

Además, debe proporcionar una razón que apoye su solicitud. Podremos denegar su solicitud de modificación si no la presenta por escrito o no incluye una razón que la respalde. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:

  • no forma parte de la información médica conservada por o para el Plan;
  • no fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;
  • no forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o
  • ya es precisa y completa.

Si denegamos su solicitud, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nosotros y cualquier divulgación futura de la información en disputa incluirá su declaración.

Derecho a un informe de divulgaciones. Tiene derecho a solicitar un "informe" de determinadas divulgaciones de sus datos sanitarios protegidos. La contabilidad no incluirá (1) las divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica; (2) las divulgaciones hechas a usted; (3) las divulgaciones hechas de conformidad con su autorización; (4) las divulgaciones hechas a amigos o familiares en su presencia o debido a una emergencia; (5) las divulgaciones con fines de seguridad nacional; y (6) las divulgaciones incidentales a las divulgaciones permitidas de otra manera.

Para solicitar esta lista o la contabilidad de las divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a

Western Growers Health
Attn: Jon Alexander, Consejero General
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618

Su solicitud debe indicar el periodo de tiempo que desea que abarque la contabilidad, que no puede ser superior a seis años antes de la fecha de la solicitud. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o en formato electrónico). La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses se le proporcionará gratuitamente. En el caso de las listas adicionales, podemos cobrarle los costes de proporcionar la lista. Le notificaremos el coste correspondiente y podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se produzcan los costes.

Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de sus datos sanitarios protegidos que utilicemos o divulguemos para tratamientos, pagos u operaciones de asistencia sanitaria. También tiene derecho a solicitar una limitación de los datos sanitarios protegidos que divulguemos a alguien que participe en su atención o en el pago de la misma, como un familiar o amigo. Por ejemplo, puede solicitar que no utilicemos ni divulguemos información sobre una intervención quirúrgica a la que se haya sometido.

Salvo lo dispuesto en el párrafo siguiente, no estamos obligados a aceptar su solicitud. Sin embargo, si aceptamos la solicitud, respetaremos la restricción hasta que usted la revoque o se lo notifiquemos.

Cumpliremos con cualquier solicitud de restricción si (1) salvo que la ley exija lo contrario, la divulgación se realiza a un plan de salud con el fin de llevar a cabo el pago o las operaciones de atención médica (y no es con el fin de llevar a cabo el tratamiento); y (2) la información de salud protegida se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica por el que el proveedor de atención médica involucrado ha sido pagado en su totalidad por usted u otra persona.

Para solicitar restricciones, debe hacer su solicitud por escrito llamando primero al servicio de atención al cliente al (800) 777-7898 y solicitando un formulario de autorización de la HIPAA. Rellene el formulario de autorización de la HIPAA y, dentro del mismo, deberá indicarnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién desea que se apliquen los límites; por ejemplo, las divulgaciones a su cónyuge.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos pongamos en contacto con usted en el trabajo o por correo.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe hacer su solicitud por escrito llamando primero al servicio de atención al cliente al (800) 777-7898 y solicitando un formulario de autorización HIPAA. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted. Atenderemos todas las solicitudes razonables.

Derecho a ser notificado de una infracción. Usted tiene derecho a ser notificado en caso de que nosotros (o un asociado comercial) descubramos una violación de información sanitaria protegida no protegida.

Derecho a una copia impresa de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. Aunque haya aceptado recibir este aviso por vía electrónica, sigue teniendo derecho a una copia en papel del mismo.

Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web, http://www.wg-health.com/hipaa-privacy-practices. Para obtener una copia impresa de este aviso, póngase en contacto con

Western Growers Health
Attn: Jon Alexander, Consejero General
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618
(949) 885-2330

Quejas. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el Plan o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Para presentar una queja ante el Plan, póngase en contacto con

Western Growers Health
Attn: Jon Alexander, Consejero General
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618
(949) 885-2330

Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le sancionará, ni se tomarán represalias de ningún tipo, por presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles o ante nosotros.