AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD HIPAA
ESTE AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LE ROGAMOS QUE LO REVISE DETENIDAMENTE.
Esta Notificación de Prácticas de Privacidad (la "Notificación") describe las obligaciones legales de Western Growers Assurance Trust que opera como Western Growers Health (el "Plan") y sus derechos legales con respecto a su información médica protegida en poder del Plan conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) y la Ley de Tecnología de la Información Médica para la Salud Económica y Clínica (Ley HITECH). Entre otras cosas, esta Notificación describe cómo se pueden utilizar o divulgar sus datos sanitarios protegidos para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones de atención sanitaria, o para cualquier otro fin permitido o exigido por la ley. De conformidad con la HIPAA, estamos obligados a proporcionarle este Aviso de prácticas de privacidad.
La regla de privacidad de la HIPAA sólo protege cierta información médica conocida como "información sanitaria protegida". En general, la información sanitaria protegida es la información sanitaria, incluida la información demográfica, obtenida de usted o creada o recibida por un proveedor de servicios sanitarios, un centro de intercambio de información sanitaria, un plan de salud o su empleador en nombre de un plan de salud colectivo, a partir de la cual es posible identificarle individualmente y que está relacionada con:
- su salud o estado físico o mental pasado, presente o futuro;
la prestación de asistencia sanitaria a usted; o - el pago pasado, presente o futuro por la prestación de asistencia sanitaria a usted.
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso o sobre nuestras prácticas de privacidad, póngase en contacto con Jon Alexander, Consejero General (949) 885-2330.
Fecha de entrada en vigor
Este aviso entra en vigor el 16 de febrero de 2026.
Nuestras responsabilidades
La ley nos obliga a:
- mantener la privacidad de su información sanitaria protegida;
- le proporcionan ciertos derechos con respecto a su información médica protegida;
- proporcionarle una copia de este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con
- respecto a su información médica protegida; y
- seguir los términos del Aviso que está actualmente en vigor.
Nos reservamos el derecho a modificar los términos de este Aviso y a establecer nuevas disposiciones relativas a los datos sanitarios protegidos que conservamos, según lo permita o exija la ley. Si realizamos algún cambio sustancial en este Aviso, le proporcionaremos una copia de nuestro Aviso de prácticas de privacidad revisado mediante la publicación de un enlace especial en nuestro sitio web que incluya la fecha revisada y, posteriormente, lo enviaremos por correo a su última dirección conocida como parte de nuestro informe anual resumido.
Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica protegida
Según la ley, podemos utilizar o divulgar su información médica protegida en determinadas circunstancias sin su permiso. Las siguientes categorías describen las diferentes formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir y presentaremos algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y divulgar información se incluirán en una de las categorías.
Para tratamiento. Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida para facilitar el tratamiento o los servicios médicos prestados por los proveedores. Podemos divulgar su información médica a los proveedores, incluidos médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina u otro personal hospitalario que participe en su atención.
Para el pago. Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida para determinar su elegibilidad para los beneficios del Plan, facilitar el pago del tratamiento y los servicios que recibe de los proveedores de atención médica, determinar la responsabilidad de los beneficios en virtud del Plan o coordinar la cobertura del Plan. Por ejemplo, podemos informar a su proveedor de atención médica sobre su historial médico para determinar si un tratamiento concreto es experimental, está en fase de investigación o es médicamente necesario, o para determinar si el Plan cubrirá el tratamiento. También podemos compartir su información médica protegida con un proveedor de servicios de revisión de utilización o precertificación. Del mismo modo, podemos compartir su información médica protegida con otra entidad para ayudar con la adjudicación o subrogación de reclamaciones de salud o con otro plan de salud para coordinar los pagos de beneficios.
Para operaciones de atención médica. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para otras operaciones del Plan. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento del Plan. Por ejemplo, podemos utilizar la información médica en relación con la realización de actividades de evaluación y mejora de la calidad; la suscripción, la calificación de primas y otras actividades relacionadas con la cobertura del Plan; la presentación de reclamaciones para la cobertura de pérdidas limitadas (o pérdidas excesivas); la realización o la organización de revisiones médicas, servicios jurídicos, servicios de auditoría y programas de detección de fraudes y abusos; la planificación y el desarrollo empresarial, como la gestión de costes; y la gestión empresarial y las actividades administrativas generales del Plan. Sin embargo, no utilizaremos su información genética con fines de suscripción.
Alternativas de tratamiento o beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para enviarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
A los socios comerciales. Podemos contratar a personas o entidades conocidas como socios comerciales para que realicen diversas funciones en nuestro nombre o presten determinados tipos de servicios. Para realizar estas funciones o prestar estos servicios, los socios comerciales recibirán, crearán, mantendrán, transmitirán, utilizarán y/o divulgarán su información médica protegida, pero solo después de que hayan acordado por escrito con nosotros la implementación de las medidas de seguridad adecuadas en relación con su información médica protegida. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida a un socio comercial para procesar sus reclamaciones de beneficios del Plan o para proporcionar servicios de apoyo, como la gestión de la utilización, la gestión de los beneficios farmacéuticos o la subrogación, pero solo después de que el socio comercial haya firmado un contrato de socio comercial con nosotros.
Según lo exija la ley. Divulgaremos su información médica protegida cuando así lo exijan las leyes federales, estatales o locales. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida cuando así lo exijan las leyes de seguridad nacional o las leyes de divulgación de información de salud pública.
Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad, o la salud y seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, cualquier divulgación solo se haría a alguien capaz de ayudar a prevenir la amenaza. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida en un procedimiento relacionado con la licencia de un médico.
A los patrocinadores del plan. Con el fin de administrar el plan, podemos divulgar información médica protegida a determinados empleados del empleador. Sin embargo, dichos empleados solo utilizarán o divulgarán dicha información cuando sea necesario para desempeñar funciones de administración del plan o según lo exija la HIPAA, a menos que usted haya autorizado divulgaciones adicionales. Su información médica protegida no puede utilizarse con fines laborales sin su autorización específica.
Protecciones especiales de confidencialidad para los registros de trastornos por consumo de sustancias (42 CFR Parte 2)
Cierta información médica protegida relacionada con el diagnóstico, el tratamiento o la derivación para el tratamiento de trastornos por consumo de sustancias puede estar sujeta a protecciones federales adicionales de confidencialidad en virtud de la 42 CFR Parte 2.
Dichos registros no podrán utilizarse ni divulgarse en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos sin su consentimiento específico por escrito o una orden judicial emitida tras notificación y oportunidad de ser oído, salvo que la ley permita lo contrario. La información protegida por el título 42 del CFR, parte 2, está sujeta a requisitos de confidencialidad más estrictos que otra información médica protegida en virtud de la HIPAA. El Plan no utilizará ni divulgará los registros protegidos por la parte 2, salvo en los casos permitidos por la legislación aplicable.
Situaciones especiales
Además de lo anterior, las siguientes categorías describen otras formas posibles en las que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida sin su autorización específica. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir y presentaremos algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en las que se nos permite utilizar y divulgar la información se incluirán en una de las categorías.
Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podemos divulgar su información médica protegida después de su fallecimiento a organizaciones que se encargan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
Militar. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica protegida según lo requieran las autoridades del comando militar. También podemos divulgar información médica protegida sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
Indemnización por accidentes laborales. Podemos divulgar su información médica protegida para programas de indemnización por accidentes laborales o similares, pero solo según lo autoricen las leyes relacionadas con la indemnización por accidentes laborales y programas similares que proporcionan prestaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, y en la medida en que sea necesario para cumplir con dichas leyes.
Riesgos para la salud pública. Podemos divulgar su información médica protegida para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:
- para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
- para informar de los nacimientos y las defunciones;
- para denunciar los malos tratos o el abandono de los niños;
- para informar de reacciones a los medicamentos o problemas con los productos;
- para notificar a los ciudadanos la retirada de productos que puedan estar utilizando;
- notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
- notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo, o cuando lo exija o autorice la ley.
Actividades de supervisión sanitaria. Podemos divulgar su información médica protegida a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema sanitario, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
Demandas y disputas. Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su información médica protegida en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información médica protegida en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por parte de alguien involucrado en una disputa legal, pero solo si se han realizado esfuerzos para informarle sobre la solicitud u obtener una orden judicial o administrativa que proteja la información solicitada.
Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar su información médica protegida si así lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley en respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, emplazamiento o proceso similar; para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; sobre la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la víctima; sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva; y sobre una conducta delictiva.
Forenses, médicos forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar información médica protegida a un forense o médico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica sobre pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para el desempeño de sus funciones.
Actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podemos divulgar su información médica protegida a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.
Reclusos. Si usted es recluso de una institución penitenciaria o se encuentra bajo la custodia de un agente del orden público, podemos divulgar su información médica protegida a la institución penitenciaria o al agente del orden público si es necesario (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otras personas; o (3) para la seguridad y protección de la institución penitenciaria.
Investigación. Podemos divulgar su información médica protegida a investigadores cuando:
- se han eliminado los identificadores individuales; o
- cuando una junta de revisión institucional o una junta de privacidad haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para garantizar la privacidad de la información solicitada, y apruebe la investigación.
Divulgaciones obligatorias
A continuación se describen las divulgaciones de su información médica protegida que estamos obligados a realizar.
Auditorías gubernamentales. Estamos obligados a divulgar su información médica protegida al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos cuando este investiga o determina nuestro cumplimiento de la norma de privacidad de la HIPAA.
Divulgaciones a usted. Cuando lo solicite, estamos obligados a divulgarle la parte de su información médica protegida que contiene registros médicos, registros de facturación y cualquier otro registro utilizado para tomar decisiones relacionadas con sus beneficios de atención médica. También estamos obligados, cuando se nos solicite, a proporcionarle un informe de la mayoría de las divulgaciones de su información médica protegida si la divulgación se realizó por motivos distintos al pago, el tratamiento o las operaciones de atención médica, y si la información médica protegida no se divulgó de conformidad con su autorización individual.
Otras divulgaciones
Representantes personales. Divulgaremos su información médica protegida a las personas autorizadas por usted, o a una persona designada como su representante personal, apoderado, etc., siempre y cuando nos proporcione una notificación/autorización por escrito y cualquier documento de respaldo (es decir, un poder notarial). Nota: Según la norma de privacidad de la HIPAA, no estamos obligados a divulgar información a un representante personal si tenemos motivos razonables para creer que:
- ha sido, o puede ser, objeto de violencia doméstica, abuso o negligencia por parte de dicha persona; o
- tratar a dicha persona como su representante personal podría ponerle en peligro; y
en el ejercicio de su criterio profesional, no le conviene tratar a dicha persona como su representante personal.
Tras su fallecimiento, podremos revelar sus datos sanitarios protegidos a un familiar (u otro pariente o amigo cercano) que haya participado en su atención médica o en el pago de su atención médica antes de su fallecimiento, en la medida en que los datos sanitarios protegidos sean relevantes para la participación de dicha persona, a menos que dicha revelación sea incompatible con su preferencia expresada previamente y conocida por nosotros.
Cónyuges y otros familiares. Salvo contadas excepciones, enviaremos todo el correo al empleado. Esto incluye el correo relacionado con el cónyuge y otros familiares del empleado que estén cubiertos por el Plan, así como el correo con información sobre el uso de los beneficios del Plan por parte del cónyuge y otros familiares del empleado, e información sobre la denegación de cualquier beneficio del Plan al cónyuge y otros familiares del empleado. Si una persona cubierta por el Plan ha solicitado Restricciones o Comunicaciones Confidenciales (véase más abajo en «Sus derechos») y si hemos aceptado la solicitud, enviaremos el correo según lo dispuesto en la solicitud de Restricciones o Comunicaciones Confidenciales.
Autorizaciones. Otros usos o divulgaciones de su información médica protegida que no se describen anteriormente solo se realizarán con su autorización por escrito. Por ejemplo, en general y sujeto a condiciones específicas, no utilizaremos ni divulgaremos sus notas psiquiátricas; no utilizaremos ni divulgaremos su información médica protegida con fines de marketing; y no venderemos su información médica protegida, a menos que nos dé una autorización por escrito. Usted puede revocar las autorizaciones por escrito en cualquier momento, siempre y cuando la revocación se haga por escrito. Una vez que recibamos su revocación por escrito, solo será efectiva para usos y divulgaciones futuros. No será efectiva para ninguna información que pueda haber sido utilizada o divulgada en base a la autorización por escrito y antes de recibir su revocación por escrito.
Sus derechos
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica protegida:
Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar cierta información médica protegida que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre los beneficios de su Plan. Si la información que solicita se mantiene electrónicamente y usted solicita una copia electrónica, le proporcionaremos una copia en el formato electrónico que solicite, siempre que la información pueda producirse fácilmente en ese formato; si la información no puede producirse fácilmente en ese formato, trabajaremos con usted para llegar a un acuerdo sobre el formato. Si no podemos llegar a un acuerdo sobre el formato electrónico, le proporcionaremos una copia en papel.
Para inspeccionar y copiar su información médica protegida, debe presentar su solicitud por escrito a
Western Growers Health
A la atención de: Jon Alexander, asesor jurídico
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618
Si solicita una copia de la información, podemos cobrarle una tarifa razonable por los costes de las copias, el envío por correo u otros suministros relacionados con su solicitud. Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en determinadas circunstancias muy limitadas. Si se le deniega el acceso a su información médica, puede solicitar que se revise la denegación presentando una solicitud por escrito a
Western Growers Health
A la atención de: Departamento de Apelaciones
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618
Derecho a modificar. Si considera que la información médica protegida que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una modificación siempre y cuando la información sea conservada por el Plan o para el Plan.
Para solicitar una modificación, debe hacerlo por escrito y enviarlo a
Western Growers Health
A la atención de: Jon Alexander, asesor jurídico general
6501 Irvine Center Dr
Suite 100
Irvine CA 92618
(949) 885-2330
Además, debe proporcionar una razón que apoye su solicitud. Podremos denegar su solicitud de modificación si no la presenta por escrito o no incluye una razón que la respalde. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:
- no forma parte de la información médica conservada por o para el Plan;
no ha sido creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación; - no forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o
ya es precisa y completa.
Si denegamos su solicitud, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nosotros y cualquier divulgación futura de la información en disputa incluirá su declaración.
Derecho a un informe de divulgaciones. Usted tiene derecho a solicitar un «informe» de ciertas divulgaciones de su información médica protegida. El informe no incluirá (1) divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica; (2) divulgaciones que se le hayan hecho a usted; (3) divulgaciones realizadas con su autorización; (4) divulgaciones realizadas a amigos o familiares en su presencia o debido a una emergencia; (5) divulgaciones con fines de seguridad nacional; y (6) divulgaciones incidentales a divulgaciones que de otro modo serían permisibles.
Para solicitar esta lista o la contabilidad de las divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a
Western Growers Health
A la atención de: Jon Alexander, asesor jurídico
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Irvine CA 92618
Su solicitud debe indicar el periodo de tiempo que desea que abarque la contabilidad, que no puede ser superior a seis años antes de la fecha de la solicitud. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o en formato electrónico). La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses se le proporcionará gratuitamente. En el caso de las listas adicionales, podemos cobrarle los costes de proporcionar la lista. Le notificaremos el coste correspondiente y podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se produzcan los costes.
Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación sobre su información médica protegida que utilizamos o divulgamos para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar una limitación sobre su información médica protegida que divulgamos a alguien que participa en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o amigo. Por ejemplo, puede solicitar que no utilicemos ni divulguemos información sobre una cirugía a la que se sometió.
Salvo lo dispuesto en el párrafo siguiente, no estamos obligados a aceptar su solicitud. Sin embargo, si aceptamos la solicitud, respetaremos la restricción hasta que usted la revoque o se lo notifiquemos.
Cumpliremos con cualquier solicitud de restricción si (1) salvo que la ley exija lo contrario, la divulgación se realiza a un plan de salud con el fin de llevar a cabo el pago o las operaciones de atención médica (y no es con el fin de llevar a cabo el tratamiento); y (2) la información de salud protegida se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica por el que el proveedor de atención médica involucrado ha sido pagado en su totalidad por usted u otra persona.
Para solicitar restricciones, debe hacer su solicitud por escrito llamando primero al servicio de atención al cliente al (800) 777-7898 y solicitando un formulario de autorización de la HIPAA. Rellene el formulario de autorización de la HIPAA y, dentro del mismo, deberá indicarnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién desea que se apliquen los límites; por ejemplo, las divulgaciones a su cónyuge.
Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una determinada manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede pedirnos que solo nos comuniquemos con usted en su lugar de trabajo o por correo postal.
Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe hacer su solicitud por escrito llamando primero al servicio de atención al cliente al (800) 777-7898 y solicitando un formulario de autorización HIPAA. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted. Atenderemos todas las solicitudes razonables.
Derecho a ser notificado de una violación. Usted tiene derecho a ser notificado en caso de que nosotros (o un socio comercial) descubramos una violación de la información médica protegida no segura.
Derecho a obtener una copia impresa de este aviso. Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso. Puede solicitarnos una copia de este aviso en cualquier momento. Aunque haya aceptado recibir este aviso por vía electrónica, sigue teniendo derecho a obtener una copia impresa del mismo.
Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web, http://www.wg-health.com/hipaa-privacy-practices. Para obtener una copia impresa de este aviso, póngase en contacto con
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A la atención de: Jon Alexander, asesor jurídico
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(949) 885-2330
Aviso de redivulgación
La información médica protegida divulgada de conformidad con este Aviso puede ser redivulgada por el destinatario y, una vez redivulgada, puede dejar de estar protegida por la HIPAA, a menos que se aplique otra ley.
Quejas. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el Plan o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Para presentar una queja ante el Plan, comuníquese con
Western Growers Health
A la atención de: Jon Alexander, asesor jurídico
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(949) 885-2330